Welcher E-Mail-Beantworter-Typ sind Sie?

Grafschafter Unternehmer ticken alle unterschiedlich

 
Ich habe eigentlich immer schon gerne und viel kommuniziert. Die (auch das) E-Mail wird zwar langfristig gesehen immer weiter von den neuen Kommunikations-plattformen verdrängt werden, aber aktuell verbringe ich täglich bestimmt 2 Stunden alleine mit dem Lesen und Prüfen der Nachrichten meiner E-Mail-Postfächer. Meistens ist 1 von 10 Mails wichtig. 3-4 Mails kann man im Laufe des Tages beantworten, der Rest ist Müll.

Seit ich selbstständig bin, haben sich die täglichen Aktivitäten innerhalb meiner E-Mail-Konten extrem verstärkt.

Mir fällt zunehmend auf, das ich fast all meine Kunden in bestimmte Kategorien einteilen kann. Vielleicht erkennt ihr die Eigenarten Eurer Kunden wieder? Die Gruppierung „Sonstige“ gibt es natürlich auch, aber immer öfter bilden sich spezielle Kommunikationstypen heraus, die  einfach mal einen Blog-Beitrag verdient haben.

Hier sind meine Top 5:

1) Der Immer- und Sofort-Antworter:
Diese Kunden sind immer in Bereitschaft, antworten meistens innerhalb weniger Stunden und liefern die gewünschten Infos. Die Tageszeit spielt dabei fast keine Rolle. Diese Kundengruppe ist bei mir natürlich gern gesehen, kann jedoch manchmal auch den Feierabend hinauszögern, da die Absender oft auch dieses schnelle Kommunizieren für die weitere Zusammenarbeit voraussetzen. Selbst für mich nicht immer machbar.

2) Der „Nachfrager“:
Wer kennt sie nicht – die berühmten Nachfrage-Emails! Für den Fall, dass sich die Beantwortung einer E-Mail eventuell aus Recherche- oder Urlaubsgründen etwas verzögert, kommt eine sehr kurz gehaltene weitere Mail meist mit demselben Inhalt „Haben Sie meine Mail bekommen???????“ Gebt es zu, jetzt habt ihr geschmunzelt, oder? Ja, es gibt sie immer wieder. Auf Dauer kann man hier nur sein Fingerspitzengefühl walten lassen und viel Schokolade essen.


3) Der Nicht-Antworter:
Manchmal erhält man bei den ausführlichen selbst verfassten Mails, in die man viel Herzblut und Gedanken investiert hat schlicht und ergreifend überhaupt keine Antwort. Ja, diese Kunden habe ich auch. Es heißt NICHT, dass das Geschriebene nicht angekommen ist. Auf vorsichtiges telefonisches Nachfragen meinerseits (natürlich geschickt verbunden mit einem vorgegebenem Anlass), ist dann jedoch schnell klar, dass alle Botschaften angekommen sind, die gewünschten Antworten bereits verfasst sind und diverse weiterführende Arbeiten schon in die Wege geleitet wurden. Sobald man die NICHT-ANTWORTER identifiziert und akzeptiert hat, kann man im Prinzip gut mit Ihnen arbeiten. Vorrausschauend denken ist hier angesagt.

4) Der „Ich rufe lieber mal eben an“-Antworter:
Oft muss ich mich bei den Kunden ein wenig zusammenreißen, die unmittelbar nach dem Absenden meiner Email zum Telefonhörer greifen und das Gespräch wir folgt einleiten: …“bevor ich das jetzt alles schreibe, dachte ich mir, rufe ich eben durch…“ Oftmals ärgere ich mich, den Hörer abgenommen zu haben, zumal sich in der Tat die offenen Fragen dann geklärt haben. 

5) Der „Kurz & Knapp-Antworter“:
DAS kennt bestimmt auch jeder: Die heiß erwartete E-Mail beginnt mit den Abkürzungen „z.K“ (zur Kenntnis) oder „fyi“ (for your Information) und selten gibt es ein Grußwort oder eine Verabschiedungsfloskel. Bei diesem Typen Kunde muss es schnell gehen, viele Worte sind nicht nötig. Der Kunde nimmt es meist dankbar an, dass er seinem Stil treu bleiben kann und begrüßt es ebenso, dass man stichpunktartig und präzise antwortet.

Gott sei Dank habe ich viele Kunden, die mit mir bereits über andere Kanäle kommunizieren. Nicht selten kommt es vor, dass die Themen für den nächsten Vortrag auf XING oder über den Facebook-Messenger besprochen werden. Auch wird schon mal ein kurzes „OK“ oder „Termin klappt“ per WhatsApp & Co, verschickt.

Am 3. August hat die elektronische Nachricht übrigens ihr 30-jähriges Jubiläum gefeiert. Da merkt man, dass man älter wird. Auf der Internetseite der Deutschen Handwerkszeitung bin ich auf einen netten Rückblick gestoßen. 30 Fakten zu 30 Jahren E-Mail

Genug über das E-Mail-Verhalten meiner Kunden gesprochen! Den persönlichen Kontakt kann nichts ersetzen!

 

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